Przydatne narzędzia do wideokonferencji. Zarządzanie komunikacją wewnętrzną i zewnętrzną
W połowie marca zdarzenia zmusiły całą branżę, przyzwyczajoną do tej pory do spotkań i pracy w biurze, do kompletnej zmiany myślenia i podejścia do wykonywanej pracy. Mimo iż nie było to proste, po trzech tygodniach zapewne przywykliście już do pracy zdalnej i macie na nią swoje patenty. W dzisiejszym wpisie chcemy podzielić się z Wami naszymi spostrzeżeniami odnośnie poszczególnych narzędzi do wideokonferencji, które dostępne są na rynku. Część z nich znacznie lepiej sprawdzi się bowiem do komunikacji wewnętrznej w firmie, inne doskonale zdają egzamin w zakresie zewnętrznym, podczas rozmów z klientami.
Z materiału dowiesz się:
- jakie narzędzia sprawdzą się najlepiej do komunikacji zewnętrznej z klientami,
- jakich narzędzi używać do komunikacji wewnętrznej,
- co sprawdzi się do bieżącego śledzenia wykonywanych zadań.
Wideo wzmacnia przekaz, pozwala lepiej przyswoić przekazywane informacje, jest znacznie szybsze niż pisanie maili, oszczędza czas, a przede wszystkim eliminuje konieczność tworzenia dodatkowych dokumentów, bo zgodnie z prawem, samo nim jest. Tego rodzaju komunikacja jest bardziej personalna, nawet jeśli rozmówca znajduje się kilkaset kilometrów od naszego biura. Cały proces jest bardziej angażujący niż mailowa wymiana informacji, dzięki czemu łatwiej nawiązać relacje i osiągnąć wyznaczone cele. Wartościowa jest również możliwość nagrywania rozmów, dzięki której można szybko znaleźć zapomniany wątek.
W wielu firmach forma wideorozmów sprawdzała się w codziennych rozmowach z zespołem czy raportowaniu jeszcze w czasach przed lockdownem. Z tego powodu na rynku dostępnych jest wiele – w tym darmowych – narzędzi, które są bardzo przydatne podczas pracy z klientami, zespołem czy zarządzania zadaniami.
Przedstawiamy kilka komunikatorów, dzięki którym praca zdalna i rozmowy w grupie są zdecydowanie łatwiejsze:
· Skype
To prosty i doskonale wszystkim znany program, jeden z pierwszych wykorzystywanych w Polsce na szeroką skalę do wideorozmów. Najczęściej używany jest w celu kontaktów z rodziną czy znajomymi. I właśnie na tym polu sprawdza się najlepiej, jednak nie będzie złym rozwiązaniem dla spotkań indywidualnych z klientami. Jednak jeśli potrzebujesz szerszego wachlarza możliwości niż wideo rozmowa, warto postawić na bardziej zaawansowane programy.
· Microsoft Teams
Microsoft Teams to rozwiązanie stworzone dla zespołów. Usługa zawarta jest w chmurze, jeśli więc korzystacie z pakietu Microsoftu, macie zapewnioną swobodę współpracy. Interfejs jest bardzo prosty i podobny do wspomnianego wcześniej Skype’a. Dzięki Teams możemy czatować, prowadzić wideorozmowy, wysyłać pliki i dzielić ekran. Microsoft Teams sprawdza się doskonale w teamach, gorzej poza nimi. Klientom lub osobm spoza firmy można wysłać zaproszenie do korzystania z aplikacji, łatwiej będzie jednak przerzucić się na inny program.
· Google Hangout Meet
Hangout to znany większości użytkowników ekosystemu Google’a bezpłatny program. Jest zintegrowany z innymi usługami Google’a, co ułatwia pracę z plikami i kalendarzem. Aplikacja jest dostępna w wersji na komputer i urządzenia mobilne.
· Zoom
Zoom stanowi doskonałe rozwiązanie, jeśli potrzebne są Wam wideokonferencje, szczególnie z dużą grupą osób. Działa sprawnie zarówno stacjonarnie, jak i na urządzeniach mobilnych. Można w nim zaplanować spotkania jednorazowe lub cykliczne, a dzięki unikalnemu linkowi do każdej rozmowy, nie jest potrzebne ściągnięcie aplikacji. Dzięki temu zaproszeni goście nie muszą poświęcać swojego czasu na instalację. Zoom umożliwia nagrywanie rozmów, udostępnianie ekranu i wyświetlanie prezentacji. Z Zooma można korzystać z powodzeniem w wersji bezpłatnej, jednak płatna jest rekomendowana w przypadku nielimitowanych czasowo spotkań w większej grupie (powyżej 100 osób).
Dobrze wszystkim znana aplikacja, pozwalająca kontaktować się nie tylko z pracownikami, ale i klientami, partnerami zewnętrznymi. WhatsApp jest niezwykle popularny, dlatego wielu Waszych klientów już może go mieć – jednak jest on skierowany głównie do użytkowników smartfonów i tabletów. Świetnie sprawdzi się więc podczas wirtualnego spaceru po pokazywanym mieszkaniu. Aplikacja umożliwia czat, wideorozmowy i wysyłanie dokumentów. Jedynym ograniczeniem są wideorozmowy w grupie (maksymalnie 4 osoby).
· WebEx
Program idealny na wszelkiego rodzaju wideo narady, konferencje, szkolenia. Oferuje możliwość pokazywania prezentacji czy tablicy dla wspólnych notatek. Chociaż jest dostępny w języku angielskim, jego łatwy interfejs nie przysporzy większych problemów. Co ważne, słuchacze nie muszą się rejestrować, ani instalować programu na komputerze.
Oprócz klasycznych komunikatorów wyróżniamy również oprogramowania, które ułatwią kontrolę czasu pracy, powierzonych zadań, pozwolą na wpisywanie przypomnień do kalendarza itp. Na szczególną uwagę zasługują między innymi:
· Bitrix24
Bitrix24 jest kompleksowym narzędziem do zarządzania klientami i zadaniami w firmie. Pozwala na swobodną komunikację między pracownikami, powierzanie zadań, przesyłanie plików i monitorowanie czasu pracy. Umożliwia również sprawną komunikację wideo w niewielkich grupach. Posiada wbudowany kalendarz, wraz z powiadomieniami. Istnieje możliwość zainstalowania go również na mobile.
· Slack
Slack posiada szerokie możliwości organizowania dyskusji w dużych grupach, a także na prowadzenie indywidualnych rozmów z każdym użytkownikiem przydzielonym do projektu. Narzędzie dostępne jest dostosowane do wersji webowej, desktopowej i mobilnej. Pozwala na przesyłanie plików, archiwizowanie rozmów i filtrowanie informacji.
· Asana
Asana może być bardzo pomocna dla wszystkich liderów zespołu i project managerów. Umożliwia łatwe zarządzanie pracą zespołu i planowanie długoterminowych zadań. Ważnym elementem jest możliwość delegowania poszczególnych obowiązków, a także pełna kontrola nad postępem wszystkich elementów. Aplikacja pozwala na wzrost produktywności i stałą obserwację postępów.
· Nozbe
Nozbe to kolejne narzędzie stworzone dla zespołów, które pracują nad dużymi projektami. Aplikacja została stworzona w Polsce, a jej twórcy dbają o bezpieczeństwo danych – wiadomości są chronione przez odpowiednie systemy, a projekty zapisują się dzięki częstym backupom. Podobnie jak Asana, umożliwia tworzenie, edytowanie i delegowanie zadań, jednak jest zaprojektowana z mocniejszym focusem na kontrolę produktywności.
· Trello
Trello służy do wymiany danych w oparciu o tak zwaną listę list. Wyróżnia się prostym interfejsem, a podstawowa wersja jest darmowa. Dostępne w aplikacji tablice, listy i karty pozwalają na szeregowanie projektów w przystępny i elastyczny sposób.
· Workfront
Workfront to jeden z najstarszych i najbardziej znanych systemów pozwalających na przydzielanie zadań, zarządzanie zasobami oraz projektami. Wspiera płynną realizację wszystkich procesów, a zmiany i aktualizacje są zapisywane na bieżąco w wirtualnej chmurze. Wcześniejsza nazwa tej aplikacji (do 2015 roku) to AtTask.
Programów do wideokonferencji i zarządzania zespołem jest całe mnóstwo. Zanim dokonamy wyboru, musimy upewnić się, że będzie to opcja najlepsza dla wszystkich osób zaangażowanych w projekt. Podczas rozmów z klientami warto zatroszczyć się o wybranie narzędzia, które nie wymaga ściągnięcia i jest dostępne w wersji na komputer i smartfona. Wymienione w tekście aplikacje pozwalają zwiększyć produktywność, poprawić przepływ informacji i realizować projekty na odległość. W nowych czasach warto zauważyć ich potencjał i możliwości, jakie mogą dać nam już podczas pracy w biurze.
