Poznaj prawa i obowiązki wynajmującego lokal użytkowy!

Jak wygląda najem lokalu użytkowego? Czego musi dopilnować najemca? Jakie prace musi, a jakie może wykonać w wynajętym lokalu? Niezbędne prace, które umożliwiają mu prowadzenie działalności gospodarczej można podzielić m.in. na nakłady drobne i nakłady konieczne, bez których nie jest możliwe prowadzenie działalności gospodarczej w lokalu. W to wchodzą także ulepszenia, których celem jest podniesienie standardu lokalu. Jakie są z kolei obowiązki i prawa wynajmującego lokal użytkowy? O co musi zadbać właściciel, posiadający tytuł prawny do lokalu? Sprawdź szczegóły dotyczące praw i obowiązków obu stron!

Obowiązki wynajmującego lokal użytkowy w czasie trwania najmu (właściciela)

Wynajmujący ma obowiązek wydać lokal najemcy w stanie przydatnym do umówionego użytku i dodatkowo utrzymywać go w takim stanie przez czas trwania najmu. Wynajmujący nie ma obowiązku naprawiania usterek i uszkodzeń lokalu lub elementów wyposażenia lokalu, za które nie ponosi odpowiedzialności.

Warto sprawdzić, czy umowa najmu zawiera przepis, zgodnie z którym najemca nie może bez zgody wynajmującego dokonywać dużych napraw i przeróbek w lokalu. W myśl Kodeksu cywilnego, bez zgody wynajmującego najemca nie może bowiem dokonywać zmian sprzecznych z umową lub z przeznaczeniem lokalu.

Kto musi wykonać drobne naprawy w lokalu: wynajmujący lokal użytkowy czy najemca?

Najmca powinien dokonywać także drobnych napraw. Co wchodzi w ich skład? Między innymi naprawa podłóg, drzwi i okien, malowanie ścian, podłóg oraz wewnętrznej strony drzwi wejściowych. Warto pamiętać też o drobnych napraw instalacji i urządzeń technicznych, zapewniających korzystanie ze światła, ogrzewania lokalu usługowego, dopływu i odpływu wody. 

Ważne: Drobne nakłady na lokal obciążają najemcę lokalu oraz nie wymagają do ich przeprowadzenia zgody wynajmującego.

Ze względu na dość pojemną definicję napraw drobnych, jaką zawiera Kodeks cywilny, często trudno jest stwierdzić najemcy, czy musi ponieść dany wydatek na lokal. Np. w uchwale z 5 listopada 1986 r., sygn. akt III CZP 80/86 Sąd Najwyższy orzekł, że przebudowa (przestawienie) pieca nie jest drobną naprawą obciążającą najemcę.

Warto też wskazać na wyrok Sądu Najwyższego z 18 sierpnia 1978 r., sygn. akt  IV CR 261/78, w którym sąd ten orzekł, że najemca, korzystający z 50-procentowej obniżki czynszu, zobowiązany jest do wykonywania koniecznych remontów bieżących i kapitalnych bez względu na wysokość nakładów z tym związanych. Nie może on się zatem zasłaniać tym, że wykonał remonty, których koszty przekroczyły sumy objęte zniżką, jeśli remonty te okazały się niewystarczające dla doprowadzenia przedmiotu najmu do należytego stanu.

Jeżeli lokal uległ zniszczeniu z powodu okoliczności, za które wynajmujący nie ponosi odpowiedzialności, nie ma on obowiązku przywrócenia stanu poprzedniego.

Nakłady konieczne

Nakłady koniecznie to naprawy, które są niezbędne do utrzymania lokalu w stanie przydatnym do umówionego użytku. Koszt takich napraw, zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego, obciążają wynajmującego. Jeżeli wynajmujący ich nie wykona, najemca ma prawo wezwać wynajmującego do wykonania tych napraw. A w dodatku, po upływie tego terminu samemu dokonać napraw lub zlecić ich wykonanie na koszt wynajmującego. Zwrotu poniesionych przez siebie kosztów najemca może dochodzić od wynajmującego na drodze sądowej (pozew o zapłatę) lub w drodze potrącenia (np. czynszu najmu). Roszczenie najemcy o zwrot nakładów na rzecz przedawniają się z upływem roku od dnia zwrotu rzeczy.

Ważne Najemca, który dokonał napraw koniecznych lokalu na koszt wynajmującego, może potrącić swoją wierzytelność z tego tytułu z wierzytelności wynajmującego z tytułu czynszu.

Prawa i obowiązki wynajmującego lokal użytkowy – ulepszenia w lokalu

Jeśli najemca dokonał ulepszeń w lokalu, a umowa nie określa inaczej, wynajmujący może wybrać, co z nimi zrobić. Ma dwie możliwości: albo zatrzyma ulepszenia i zapłaci za nie wartość odpowiadającą ich stanowi w chwili zwrotu lokalu, albo zażąda przywrócenia pierwotnego stanu. Najemca powinien w takiej sytuacji zwrócić lokal i poczekać na decyzję wynajmującego. Jeśli wynajmujący zdecyduje się zatrzymać ulepszenia, najemca może domagać się zwrotu poniesionych nakładów, na przykład na drodze sądowej. Ważne jest jednak, aby pamiętać, że roszczenie o zwrot takich nakładów przedawnia się po roku od dnia zwrotu lokalu.

Jeżeli prace remontowe przekładały się na przywrócenie lokalu do użyteczności, mowa wówczas o nakładach koniecznych. Natomiast w przypadku, gdy prace te podnosiły standard lokalu, traktuje się je jako ulepszenia. Jeśli w umowie nie ustalono, kto powinien ponosić koszty takich działań, można rozróżnić je według tych dwóch kategorii.

Najemca ma również prawo do zamontowania w lokalu takich instalacji jak oświetlenie elektryczne, gaz, telefon czy radio. Oczywiąście o ile ich sposób wykonania nie łamie przepisów i nie zagraża bezpieczeństwu nieruchomości. W sytuacji, gdy do przeprowadzenia takich prac potrzebna jest współpraca wynajmującego, najemca może tego wymagać, pokrywając wszelkie związane z tym koszty. Zastanawiasz się, jakie są jeszcze prawa i obowiązki najemcy w czasie trwania umowy? Nasz artykuł o umowie użyczenia nieruchomości może Cię zainteresować.

Jak prawidłowo sporządzić umowę najmu lokalu użytkowego?

Zawarcie umowy najmu lokalu użytkowego to kluczowy moment w relacji między wynajmującym a najemcą. Jej treść będzie miała bezpośredni wpływ na to, jak będzie wyglądać korzystanie z lokalu. A także, co nie mniej ważne, jakie prawa i obowiązki będą przysługiwały każdej ze stron. Dlatego warto, przygotować umowę bardzo starannie, najlepiej z pomocą prawnika lub doświadczonego doradcy. W praktyce jednak wiele osób korzysta z gotowych wzorów z internetu. Niestety, to bywa ryzykowne, bo nie uwzględniają one specyfiki konkretnego przypadku.

Umowa powinna zawierać dokładne dane stron, precyzyjny opis lokalu, jego przeznaczenie, czas trwania najmu oraz wysokość czynszu i sposób jego płatności. Ważne jest również określenie, kto ponosi koszty mediów i ewentualnych napraw. Trzeba także uwględnić, jakie są zasady korzystania z lokalu, w tym kwestie dotyczące jego ewentualnych adaptacji i remontów. Warto wskazać jasno, w jakim stanie lokal przekazano najemcy. Nie zapominajmy także o najważniejszym: określeniu jakie obowiązki spoczywają na każdej ze stron w razie awarii czy potrzeby wykonania większego remontu.

Z punktu widzenia właściciela istotne będzie również zabezpieczenie przed zaległościami czynszowymi. Jak to zrobić? Poprzez zapisy umożliwiające szybkie rozwiązanie umowy najmu za porozumieniem stron w przypadku braku płatności. Inną opcją jest wypowiedzenie umowy najmu bez zachowania terminu wypowiedzenia. Najemca z kolei powinien zwrócić uwagę, by umowa nie zawierała zapisów rażąco niekorzystnych. To znaczy jakich? Należy unikać obowiązku przeprowadzania kosztownych remontów na własny rachunek, które nie należą do jego obowiązków ustawowych. Dobrze przygotowana umowa to inwestycja w spokojny przebieg współpracy między stronami. Dlatego warto poświęcić jej należytą uwagę i nie zostawiać jej przygotowania na ostatnią chwilę.

Umowa wynajmu lokalu użytkowego a czynsz

Czynsz najmu lokalu użytkowego to jedna z najważniejszych kwestii ustalanych w umowie najmu. Wysokość czynszu, terminy jego płatności oraz warunki ewentualnych zmian powinny być jasno i jednoznacznie określone już na etapie podpisywania umowy. Brak precyzyjnych zapisów w tym zakresie może prowadzić do konfliktów i nieporozumień między stronami. Czynsz powinien być ustalony w sposób rynkowy, ale również uczciwy i proporcjonalny do standardu lokalu, jego lokalizacji oraz dostępności mediów.

Zgodnie z prawem zmiana wysokości czynszu w trakcie trwania umowy możliwa jest wyłącznie wtedy, gdy taka możliwość została wprost przewidziana w treści umowy. Popularnym rozwiązaniem jest tzw. klauzula waloryzacyjna. Jeśli w umowie wpisana jest klauzulę waloryzacyjną, czynsz może być co roku indeksowany, np. o wskaźnik inflacji ogłaszany przez GUS. Podsumowując, właściciel może dzięki niej legalnie podnieść czynsz bez konieczności aneksowania umowy. Z drugiej strony jednocześnie chroni najemcę przed nieprzewidywalnymi podwyżkami.

Sprawdź także: Co jeśli najemca nie płaci czynszu? Jeśli jesteś właścicielem lokalu, ten artykuł może Cię zainteresować!

Protokół zdawczo-odbiorczy – dlaczego jest tak ważny w przypadku najmu lokalu użytkowego?

Jednym z najczęściej bagatelizowanych dokumentów przy zawieraniu umowy najmu lokalu użytkowego jest protokół zdawczo-odbiorczy. Co ciekawe, najczęściej pomijają to obydwie strony umowy najmu. Tymczasem to właśnie ten dokument może uratować obie strony w przypadku sporu o stan lokalu, jego wady, nakłady czy odpowiedzialność za konkretne usterki. Protokół zdawczo-odbiorczy powinien być zawsze sporządzony w formie pisemnej i podpisany przez obie strony! Zarówno przy przekazaniu lokalu, jak i przy jego zdaniu po zakończeniu umowy.

W protokole warto dokładnie opisać stan techniczny lokalu i wyposażenie lokalu. Warto uwzględnić wszystkie zauważalne usterki, ślady użytkowania, stan urządzeń technicznych, wyposażenie, podłogi, ściany, okna, drzwi, instalacje oraz media. W miarę możliwości należy wykonać również dokumentację fotograficzną, którą można dołączyć jako załącznik. Taki dokument chroni najemcę przed niesłusznymi roszczeniami właściciela, który mógłby zarzucić mu uszkodzenia powstałe jeszcze przed zawarciem wynajmu lokalu użytkowego. Z drugiej strony zabezpiecza on również właściciela, który może dzięki niemu dochodzić ewentualnych roszczeń za zniszczenia powstałe w czasie najmu.

Brak protokołu często prowadzi do sporów sądowych, gdzie trudno udowodnić, kto odpowiada za konkretny stan lokalu. Jeśli protokół został przygotowany rzetelnie, stanowi silny dowód w postępowaniu sądowym. Protokół może także zawierać stan liczników mediów, co ułatwia rozliczenia po zakończeniu umowy.

Należy pamiętać, że protokół nie jest jedynie formalnością. To dokument, który może mieć realne konsekwencje prawne i finansowe, dlatego jego przygotowanie warto potraktować poważnie. Przede wszystkim najemcę może uchronić przed potencjalnym oszustwem ze strony wynajmującego. Z kolei wynajmującego zabezpieczy przed uszkodzeniem urządzeń stanowiących wyposażenie lokalu i unikaniem remontu lokalu bądź naprawy szkód przez najemcę.

Sprawdź także: Kiedy umowa jest nieważna i co warto zawrzeć w jej treści, aby była zgodna z prawem?

Obowiązki wynajmującego lokal użytkowy – FAQ

Czy lokal użytkowy można wynajmować?

Tak, wynająć lokal użytkowy można zarówno osobom fizycznym, jak i firmom. Wynajem taki jest powszechnie stosowany w celach prowadzenia działalności gospodarczej, jak np. biura, sklepy czy gabinety. To, jak dokładnie będzie wyglądać najem, definiują obowiązki stron umowy najmu.

Czy umowę najmu lokalu użytkowego trzeba zgłosić do urzędu skarbowego?

Nie ma obowiązku zgłaszania umowy najmu lokalu użytkowego do urzędu skarbowego. Jednak wynajmujący musi rozliczać przychody z najmu i odprowadzać należny podatek dochodowy.

Kto ma ubezpieczyć lokal użytkowy: najemca czy wynajmujący? 

Ubezpieczenie lokalu użytkowego nie jest obowiązkowe, ale zalecane. Zazwyczaj wynajmujący ubezpiecza mury i elementy stałe, natomiast najemca może ubezpieczyć wyposażenie oraz wykupić polisę OC. Zakres ubezpieczenia powinien być określony w umowie najmu.