Zarządzanie nieruchomością – jakie są obowiązki zarządcy nieruchomości?

Komfort twojego życia zależy nie tylko od sąsiedztwa, atrakcyjności okolicy czy bliskości pracy lub szkoły, ale także od sposobu zarządzania nieruchomością. To od działań administratorów uzależnione są koszta utrzymania budynku czy estetyka otoczenia. Zarządca nieruchomości odgrywa rolę pośrednika między lokatorami a właścicielami budynku. Dowiedz się, jakie są jego obowiązki i co powinna zawierać umowa o zarządzanie nieruchomością.

Kim jest zarządca nieruchomości?

Podstawowa funkcja zarządcy nieruchomości wynika już z samej nazwy. To osoba, której głównym zadaniem jest zarządzanie obiektami budowlanymi. Na myśl mogą ci przychodzić przeróżne zadania, które być może obserwujesz na co dzień w miejscu zamieszkania, w tym: dbanie o porządek w częściach wspólnych, wymiana elewacji, domofonu czy koszenie trawy. Nie jest to jednak ktoś na zasadzie doradcy, który podpowie ci, np. w jakiej wysokości zapłacić podatek od spadku mieszkania. 

Zarządca działa na zlecenie konkretnego podmiotu, którym najczęściej jest właściciel nieruchomości lub wspólnota mieszkaniowa. W pierwszym przypadku chodzi, np. o osobę, która udostępnia budynek lokatorom, a całość prac związanych z administrowaniem i innymi działaniami oddaje firmie, ponieważ nie chce lub nie potrafi sama się tym zajmować. Wspólnotę mieszkaniową tworzą natomiast wszystkie osoby, które mają lokale w danym budynku – być może także ty.

Czym się zajmuje zarządca nieruchomości? 

Zakres jego obowiązków zależy od zawartej z nim umowy. Zarządzanie nieruchomością obejmuje podejmowanie decyzji i różne czynności związane z daną nieruchomością i jej lokatorami. Należą do nich m.in.:

• Zarządzanie finansami nieruchomości, czyli takie gospodarowanie środkami, aby wystarczyły do zapewnienia budynkowi i jego otoczeniu odpowiedniego stanu, a także na pokrycie wszystkich innych kosztów.
• Utrzymanie budynku w dobrym stanie z dbałością o komfort mieszkańców.
• Zapewnienie czystości i bezpieczeństwa w częściach wspólnych, a także w otoczeniu budynku.
• Stała kontrola stanu technicznego budynku.
• Przeprowadzanie napraw i remontów budynków – przeważnie z wykorzystaniem funduszu, na który składają się wszyscy mieszkańcy.
• Negocjowanie cen z dostawcami energii, wody oraz wykonawcami poszczególnych usług.

Masz kilka nieruchomości na wynajem długoterminowy lub krótkoterminowy? I ty możesz skorzystać z usług zarządcy. W ten sposób zarobisz mniej, ale zdejmiesz ze swoich barków mnóstwo obciążających obowiązków. Sprzątanie lokali, remontowanie, bieżące naprawy – zarządca może się tym zająć w sposób kompleksowy. Na jego głowie bywa również przyjmowanie czynszu i innych należności od najemcy, jak np. kaucja za mieszkanie, czy też rozliczenie opłat za lokal.

Oczywiście, musisz mu wtedy oddać część przychodów, ale jeśli nie masz czasu na samodzielną obsługę najmu, to jedyne słuszne rozwiązanie. A kto może zostać zarządcą? Te kwestie reguluje ustawa o gospodarce nieruchomościami.

Umowa o zarządzanie nieruchomością

Zarządca wykonuje konkretne zadania. Ich zakres określa umowa o zarządzaniu nieruchomością.

W jej treści powinny się znaleźć:

• numer licencji zarządcy (jeśli posiada),
• oświadczenie, że ma odpowiednie uprawnienia zawodowe,
• informacja o objęciu ubezpieczeniem od odpowiedzialności cywilnej. 

Zamierzasz zawrzeć umowę o zarządzanie nieruchomością? Pamiętaj, że musi mieć formę pisemną lub elektroniczną. W przeciwnym wypadku będzie nieważna. Zresztą, trudno sobie wyobrazić, aby mogła być zawarta ustnie. Taki dokument musi obowiązkowo wskazać prawa i obowiązki stron. Precyzyjnie określ w nim, za co będzie odpowiedzialny zarządca, np. konkretne kwestie administracyjne, księgowość, rozliczenia z lokatorami.

Wypowiedzenie umowy o zarządzanie nieruchomością

Oczywiście, możesz rozwiązać umowę z zarządcą. Jest to możliwe w każdym czasie za porozumieniem stron, a w sytuacji braku tego porozumienia – za wypowiedzeniem. Okres tego wypowiedzenia powinien zostać określony w treści umowy. Nie zawsze jednak musisz się go trzymać. Zarządca nieruchomości nie dopełnił obowiązków, które wynikają z umowy? Wtedy możesz ją wypowiedzieć ze skutkiem natychmiastowym. 

Ma to zastosowanie, np. w przypadku, gdy nie dostarczył on kopii dokumentu swojego ubezpieczenia. Ta zasada ma zastosowanie, gdy zatrudniony zarządca, mimo pisemnego wezwania, nie okazał kopii ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej w ciągu 7 dni od dnia otrzymania tego wezwania.

Odpowiedzialność cywilna zarządcy nieruchomości

Według przepisów prawa zarządca nieruchomości musi wykupić ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej za szkody, które może wyrządzić w związku ze swoją pracą. To naprawdę ważne! Koniecznie sprawdź, czy twój pracownik posiada taką polisę. Jeśli jej nie ma, a doprowadzi do kosztownych szkód, możesz mieć duży problem z odszkodowaniem. Nie wiadomo, czy zarządca będzie w stanie je zapłacić z własnych środków.

Uwaga: jeżeli zarządca ma swoich pracowników, którzy działają pod jego nadzorem, podlega on również odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone ich działaniem.

Wspomniana kopia dokumentu ubezpieczenia, aktualnego na dzień zawarcia umowy, to ważny załącznik. Jeśli cokolwiek zmieni się w polisie, zarządca powinien cię o tym powiadomić. To samo dotyczy sytuacji, gdy zawrze on nową umowę ubezpieczenia.

Pamiętaj! Wymóg prawny polisy w przypadku tego zawodu nie jest przypadkowy. To dla ciebie ważna ochrona przed kosztami szkód, które swoim działaniem może spowodować zarządca.

Obowiązki zarządcy nieruchomości

Zadania zarządcy wynikają z zawartej umowy. Powinien dokonywać on decyzji o charakterze strategicznym oraz inwestycyjnym, które dotyczą zarządzanego obiektu. Sporządza plany finansowe i marketingowe, zatwierdza stawki czynszowe i zarządza budżetem. Z jego ustaleń wynika również ewentualna rewaloryzacja czynszu. 

Zarządca może cię również reprezentować na zewnątrz, np. przy zawieraniu umów z dostawcami różnych usług dla budynku. Jego obowiązkiem jest dbanie o stan techniczny obiektu – musi koordynować niezbędne prace remontowe i modernizacyjne. 

Zarządca wspólnoty mieszkaniowej lub innych obiektów – podsumowanie

Dużo już wiesz o pracy zarządcy, ale wspomniane zadania to tylko niektóre czynności, za które odpowiada ten ekspert. Zarządzaniem budynkiem powinien zajmować się profesjonalista. Pomimo zniesienia wymogu posiadania przez niego licencji najlepiej zrobisz, angażując do tej roli licencjonowanego zarządcę nieruchomości. Znajdziesz go, korzystając z rejestru zarządców nieruchomości prowadzonego przez Polską Federację Rynku Nieruchomości na stronie https://rejestr.pfrn.pl/zarzadcy.

FAQ

Czym się zajmuje zarządca nieruchomości?

To osoba, która prowadzi działalność gospodarczą z zakresu zarządzania nieruchomościami. Zakres jego obowiązków zależy od zawartej umowy. Przeważnie dba o stan techniczny budynku, powierzchnie wspólne, zawiera umowy z dostawcami usług, przeprowadza remonty i nie tylko.

Kiedy wymagany jest zarządca nieruchomości?

To, czy wspólnota lub osoba indywidualna skorzystają z usług firmy, która zajmuje się obsługą nieruchomości, jest ich decyzją. W obu przypadkach możliwe jest samodzielne zarządzanie.

Co należy do obowiązków zarządcy?

Prawa i obowiązki zarządcy nieruchomości wynikają z umowy. Jego zadaniami głównymi mogą być prowadzenie racjonalnej gospodarki nieruchomością, przemyślane inwestycje czy też zawieranie umów z wykonawcami usług i dostawcami mediów na jak najlepszych warunkach.

Jak inaczej nazywa się zarządcę nieruchomości?

Możesz się spotkać z różnym nazewnictwem, w tym: administrator nieruchomości, firma zarządzająca czy menedżer nieruchomości.